Controller - Projektmanagement, Nachtragsmanagement

Uwe Besecke
Dipl. Bauingenieur + Wirtschaftsjurist LL.M
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Controller

Nachtragsmanagement

1. Interessenlagen

Der Auftraggeber, der sein Projekt zu dem wirtschaftlichsten Baupreis verwirklichen möchte und dem jede Preiserhöhung Probleme bei der Finanzierung bereiten könnte. Sei es, das die Rückzahlungsraten nicht mehr bedient  werden können und somit den privaten Möglichkeitsrahmen sprengen oder das Projekt nicht mehr rentabel am Markt verkauft werden kann.

Der Auftragnehmer, welcher durch den Wettbewerb und unzureichender Auftragslage möglicherweise seine Kalkulation niedrig angesetzt hat um den Auftrag zu erlangen. Der aber seine unauskömmlichen Preise nur durch Nachforderungen nach Auftragserteilung verbessern kann. Andererseits aber auch einen Vergütungsanspruch haben muss, wenn der Auftraggeber Sonderwünsche realisiert haben möchte oder unvorhersehbare Faktoren eintreten.

Der Architekt, welcher Erfüllungsgehilfe des Auftraggebers ist und in dieser Funktion auf die wirtschaftlichen Vorgaben und Belange des Bauherrn Rücksicht nehmen muss. Der durch die Beratungs- und Hinweispflicht gezwungen ist, eigene Vertragsmängel an seiner Leistung aufzuzeigen, wenn dadurch die Baukosten explodieren und er auch noch für den Erfolg und die Funktion des Werkes gesamtschuldnerisch haftet. Der Bundesgerichtshof hat in seiner Rechtsprechung dazu verschiedene Grundsätze entwickelt.

2. Bedeutung des Managements

Das Baukostenmanagement ist also mit der Steuerung der Einhaltung der vereinbarten vertraglichen Kostenziele zu jeder Projektphase befasst und bewertet im Rahmen des Nachtragsmanagements mögliche Baunachträge in der Bauausführung auf ihre Kostenrelevanz. Darunter fallen auch die angezeigten Honorarforderungen von am Bau beteiligten Architekten und Fachingenieure.

Die in der HOAI angeführte Kostenkontrolle bezeichnet den Vergleich einer aktuellen Kostenermittlung mit einer früheren Kostenermittlung. Hier zeichnen sich schon die Wichtigkeit und die Bedeutung eines externen Managements ab. Zwar ist der Architekt als Erfüllungsgehilfe des Auftraggebers zur Ermittlung der Kosten entsprechend der Leistungsphasen verpflichtet und haftet auch entsprechend, aber wenn dieser bei seiner Kostenkontrolle eine Steigerung feststellt, dann kann es schon zu spät sein. Bei vielen Baumaßnahmen in der öffentlichen Verwaltung oder in der privaten Wirtschaft werden bereits auf Basis der Kostenschätzung Fördermittelanträge, Investitionszuschüsse oder Kreditlinien bestellt. Bei Prüfungen in der öffentlichen Verwaltung wird immer wieder festgestellt, dass auf die Wichtigkeit wenig Wert gelegt wird.

2.1. Architekt als Erfüllungsgehilfe

Auch nach der Novellierung der HOAI ist der Architekt in den wirksam beauftragten Leistungsphasen zur Kostenkontrolle verpflichtet und stellt im vertraglichen Sinne eine Beschaffenheit seiner Leistung dar.

Honorarrelevant ist aber nur die Kostenberechnung, wenn diese nicht vorliegt die Kostenschätzung. Die Abkehr von der Honorarabhängigkeit zu den wirklichen Baupreisen hat dazu geführt, dass der Architekt keinen mittelbaren Honorarvorteil mehr hat, wenn sich die Baukosten erhöhen.

Allerdings stellt sich die Frage, was eine Kostenkontrolle im Sinne des Vergleichens von Kostenarten beinhaltet.
Eine weitere Frage ist, was unter einer Kostenkontrolle beim Architekten zu verstehen ist.

Die Honorarleistung einer Kostenkontrolle nach DIN 276 bei einer beauftragten Grundleistung, das ist der Regelfall, beinhaltet die Gegenüberstellung der einzelnen Kostengruppen.  Besonders bei Großprojekten und Modernisierungsmaßnahmen ist die Kostensteuerung, was eine Besondere Leistung nach HOAI bedeutet, empfehlenswert, wenn mit Baukostenerhöhungen und Terminverschiebungen zu rechnen ist.

Aus der Bauerfahrung heraus sollte diese "Besondere Leistung" zusätzlich zu den Architektenleistungen vergeben werden. Dadurch können auch Planungs- und Koordinationsfehler des Architekten oder Baunachträge objektiv betrachtet und hinsichtlich der Kosten auch bewertet werden. Zu beachten ist nämlich auch, dass ein Baunachtrag in formeller Hinsicht bei der Beurteilung keinem technischen Sachzwang unterliegt. Die Frage nach der Abweichung des vertraglichen Bau - Soll vom Bau - Ist, der geschuldete Werkerfolg oder die vertraglich zugesicherte Beschaffenheit ist vorrangig eine rechtliche Frage und keine technische. Hier könnten Architekten ohne entsprechende Ausbildung schnell überfordert sein.

Andererseits stellen die Kostensteuerung und das Nachtragsmanagement sowieso Besondere Leistungen nach HOAI 2013 (siehe dazu Anlage 10) dar und bedingen eine gesonderte Vergütung, was neben dem Honorar zu vergüten ist. Aus diesem Grund macht es Sinn, sich gleich objektive Spezialisten ins Boot zu holen.

2.2. Auftraggeber als Bauherr und Besteller

Es wäre lebensfremd anzunehmen, dass bei einer größeren Projektabwicklung keine Kostenprobleme oder Baunachträge entstehen. Aber auch eine große Flexibilität des Auftraggebers hinsichtlich baurelevanter Entscheidungen ist zu berücksichtigen. Der Bauherr muss auch in die Lage versetzt werden können, auf Marktsituationen reagieren zu können oder seine speziellen Wünsche umsetzen zu können.

Dabei muss jedem Bauherr bewusst aufgezeigt werden, dass seine Entscheidungen und Anordnungen kostenträchtig sein können. Besonders dann, wenn es in der Bauausführungsphase passiert. Die Prüfung der zu erwartenden Nachträge hinsichtlich des geänderten Bauentwurfs oder zusätzlicher Leistungen sind objektiv vorzunehmen und in den Baukostenfluss des Projekts aufzunehmen einschl. der Aufzeichnung der Konsequenzen für den Auftraggeber.

3. Abgrenzung und Aufgaben

Die Leistungen eines Kostencontroller bzw. Nachtragsmanagers ist zum Architekten und eines Projektsteuers abzugrenzen.
Der vollumfänglich beauftragte Architekt als Erfüllungsgehilfe  haftet durch die Leistungsphasen der HOAI für die Aufstellung und Kontrolle der einzelnen Kostenermittlungsarten. Weitergehende Steuerungsmaßnahmen bedingen einen zusätzlichen Zahlungsanspruch.

Projektsteuerung  ist die Übernahme von delegierbaren Auftraggeberfunktionen, wie das Erstellen und Koordinieren des Programms für das Gesamtprojekt, Aufstellen und Überwachen von Organisation-, Termin- und Zahlungsplänen bezogen auf Projekt und Projektbeteiligte, Laufendes Informieren des Auftraggebers über die Projektabwicklung und rechtzeitiges Herbeiführen von Entscheidungen des Auftraggebers. Oftmals ist der komplette Umfang aber nicht notwendig oder nicht gewollt, weil der Auftraggeber selber dafür Personal hat oder eine Übertragung nur eingeschränkt möglich ist.

Das Bindeglied dazwischen kann der Kostencontroller sein. Gerade die öffentliche Verwaltung, welche nur schwer bestimmte Auftraggeberfunktionen nach § 49 GemO RLP delegieren kann und auch technisches Personal hat, ist gut beraten, wenn sie sich für die spezielle Leistung einen externen Spezialisten als Controller bedient. Dies auch unter dem Gesichtspunkt des 4 - Augenprinzips bei Anwendung der Verwaltungsvorschrift "Bekämpfung der Korruption in der öffentlichen Verwaltung".

Externe Prüfungen in der öffentlichen Verwaltung  haben ergeben, dass bei jedem Projekt ca. 10% - 30% Baunachträge entstehen können, welche zu ca. 50% ungerechtfertigt sind. Bei diesem Einsparpotenzial sind nach Ansicht des Verfassers die Kosten für einen erfahrenen Controller/Prüfer verhältnismäßig gering.

Die Aufgaben können unterschiedlich abgefasst werden.

· Formelle Prüfung der Kostenermittlungsarten entsprechend der Kostengliederungen nach DIN 276-1/12.2008
· Verfeinerung der Kostengliederungen bis zur 3. Stelle nach DIN 276-1/12.2008 und deren ständiger Fortschreibung
· Erstellung und Fortschreibung des Mittelabflusses über dem Projektrahmen
· Prüfung der Leistungsverzeichnisse auf Mengenrisiken und Übereinstimmung mit dem Kostenrahmen
· Kostenanschlag nach jeder Vergabe einschl. einer Gesamtkostenprognose auf die Projektentwicklung
· Vergleich der Ausführungsplanung mit der vorliegenden Kostenberechnung auf Einhaltung der veranschlagten Baukosten bei fortgeschriebenen Architektenplanung
· Kostenvarianten bei Sonderwünsche des Auftraggebers einschl. Konsequenzen in Bezug zur Projektabwicklung
· Nachtragsmanagement in formell- und materiell rechtlicher Prüfung bei großen Mengenabweichungen (§ 2 Nr. 3 VOB/B), geänderten Bauentwurf (§ 2 Nr. 5 VOB/B), zusätzlichen Leistungen (§ 2 Nr. 6 VOB/B), Bauzeitverzögerungen, Bauzeitverlängerungen, Annahmeverzug (§ 642 BGB), Entschädigungen (§ 6 Abs. 6 VOB/B) usw.
· Prüfung von berechtigten Nachtragspreisen auf Basis der EFB-Preisblätter oder der Urkalkulation.
· Mithilfe bei den Nachtragsverhandlungen und Beauftragungen der Auftragnehmer sowie einer Gesamtkostenprognose
· Honorarprüfungen der Architekten und Fachingenieure in Bezug zu den anrechenbaren Kosten der HOAI einschl. deren Ermittlung

Weitere Aufgabenkomplexe sind denkbar und frei verhandelbar. Je nach Aufwand ergibt sich ein Honorar für den Controller. Dieser Anspruch könnte aus einem festen Grund- und einem erfolgsorientiertem Leistungshonorar bestehen.

Um Missverständnisse oder Doppelvergütungen auszuschließen, sollte eine inhaltliche und vertragliche Abgrenzung zwischen den Grundleistungen des Architekten und den Leistungen des Controllers vorgenommen werden.


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